Köpguide: 5 måste ha produkter för varje mötesrum för videokonferenser
Feb 04, 2019
Köpguide: 5 måste ha produkter för varje mötesrum för videokonferenser
Jag läste denna rubrik för en artikel nyligen "Aldrig döma en bok genom dess omslag, men alltid döma ett företag vid sina konferensrum" - och tänkte själv, det är ganska hårdt. Men i själva verket säger dina konferenslokaler (och mötesrum) mycket om ditt företag ...
Till exempel kan färgerna och möblerna vara mycket formella eller tillfälliga; de kan vara stora, små eller till och med trånga; de kan vara mycket grundläggande (bara ett bord och stolar) eller fylld med så mycket teknik är det svårt att fokusera. De kan ha en "levd i utseende" eller visas som ingen har använt den i åldrarna. I vart och ett av dessa fall kommer någon som arbetar för dig eller kommer in på kontoret för möte, att börja känna för ditt företag.
Även om det finns hundratals beslut att göra med avseende på dina konferensrum och mötesrum, kommer vi att fokusera på tekniksidan - för att vi anser att varje konferensrum eller mötesplats måste vara videoaktiverat. Priset har sjunkit så dramatiskt för både hårdvara och tjänster, det är bara inte meningslöst att inte aktivera dina rum.
Så vad krävs? Vad behöver du verkligen för dina rum så att de är lätta att använda och kostnadseffektiva för företaget? Följande är nyckelprodukterna - utan dem kommer du inte att få nytta - så låt oss dyka rätt i ..
# 1: Videokonferensplattformen
Du måste börja någonstans, och det bästa stället att börja är den programvara och tjänster som du ska använda inom ditt företag. Varje tekniskt stödpersonal kommer att berätta för dig att standardisera på en lösning - vilket betyder - komplicera inte saker med flera olika applikationer. Personligen tror vi att det kommer två lösningar, antingen Zoom eller RingCentral . Ja, det finns andra lösningar, Microsoft , Google , GoToMeeting och andra har bra plattformar - men enligt vår uppfattning representerar Zoom och RingCentral den mest kompletta lösningen till bästa pris.
Och det finns ett enkelt sätt att bestämma vilken av de två lösningarna du vill ha - Vill du ha en integrerad "röst" (eller dina företags röstlinjer) ingår. Om så är fallet, skulle ditt val vara RingCentral, om inte, sedan Zooma.
Båda ger samma upplevelse, funktioner och funktioner för videokonferenser. Eftersom RingCentral använder Zoom eftersom det är videokonferensleverantör. De lägger till värde för Zoom-plattformen genom att även tillhandahålla rösttjänster - så att du kan kombinera röst och video i en lösning. Om du inte letar efter den typen av lösning (en enda för båda), är zoom det bästa alternativet.
I båda fallen, från ett konferensrum eller mötesrumperspektiv, är det exakt samma typ av produkter och konfiguration.
# 2: Rumskontroller
Istället för att få fastnat i kameror och ljud precis utanför fladdermusen tror vi att det är mycket bättre att fokusera på hur du kommer att styra rummet. Även om det varierar med varje videokonferensplattform, är det en gång som inte ändras kravet att ha en dator för att styra funktioner. Kom ihåg att även med alla tekniska innovationer de senaste åren behöver du fortfarande dedikerad bearbetningskraft för att säkerställa att videokonferenser fungerar korrekt.
Personligen tror vi att du måste lägga så mycket hästkraft som möjligt inom dina rum, varför vi har standardiserat alla våra kit på Intel Skull Canyon i7 . Denna lilla form (8 "x 5" x 1 "), fläktlös dator är avsedd för spelanvändning - vilket betyder att den är redo för en" video "-intensiv applikation du slänger på den. Den passar rätt (monterad) strax bakom displayen, har direkt nätverksanslutning, wifi och bluetooth och kan enkelt styra två skärmar. Vi har testat flera små formfaktorer, och Skull Canyon är absolut huvud och axlar över dem alla.
Efter rumsdatorn behöver vi ha en standard tangentbord / muskombination (bluetooth) som inmatningsenhet, och när det gäller Zoom Rooms / RingCentral har vi en konsol för att styra konferensrummet.
Rumskonsolen är en dedikerad Apple iPad med Zoom Rooms-programmet laddad. Det är konfigurerat att styra både Zoom-applikationen och utrustningen i rummet. Starta, stoppa, lägga till deltagare, andra rumsfunktioner är helt kontrollerade med konsolen, tillsammans med vissa video- och ljudfunktioner. Även om det här är en iPad, och kan köra andra applikationer, är det verkligen en specialbyggd "apparat" för rummet och bör behandlas som sådan.
Konfigurerad korrekt kommer denna kombination av produkter att styra alla aspekter av din videokonferens - från att starta / stoppa ditt möte, vad som delas på skärmen, kameran och ljudet. Ur vår synvinkel är det viktigt att ha en konsekvent konfiguration av produkter för rumskontroller - för att du vill ha det funktionsdugligt oavsett vilket rum eller plats som någon råkar vara i ditt företag. Därför har vi standardiserat på dessa produkter, och varje kit har samma produkter.
# 3: Kamera
När vi pratade om andra köpguider bestämmer rummet och syftet vilken kameran kameran köper. Inte alla rum är skapade lika, vissa rum är långa och smala, vissa är stora och fyrkantiga, andra är huddle utrymmen i ett öppet kontorsutrymme. Tillsammans med det, används vissa rum oftare för uppdatering eller personalmöten, medan andra används för projekt eller säljteam som krigslokaler, och fortfarande andra är dedikerade träningsutrymmen.
När du matchar kameran till både rummet och användningen, kommer du först att begränsa dina val och för det andra, ha en mycket lättare tid att utvärdera en kamera mot en annan - antingen som en "bake-off" mellan två kameror eller bara jämföra funktioner och funktioner .
Viktigt att tänka på för en kamera är FOV, PTZ-funktionalitet, zoomfunktion, upplösning och hur alla kontrolleras. Många kameror levereras med någon typ av fjärrkontroll, antingen en fysisk fjärrkontroll eller programvara, för att styra kamerans synvinkel. Till exempel kommer AVer CAM520 med en fjärrkontroll som kan programmeras med upp till 10 "förinställningar". Detta gör att du snabbt kan ändra kamerans syn med en enda knapptryckning - som passar dig när du har ett rum och du vill se till att du kan fokusera på en enda person i rummet eller kanske något som en whiteboard.
När man tittar på kameror är det inte alltid den som har de bästa "specs" som vinner, det borde vara det som passar bäst för både rum och syfte.
# 4: Ljud
Vissa människor blir förvirrade när vi säger "ljud", eftersom de är vana vid att prata "telefonlinjer" eller konferenslinjer. Videokonferenser är lite annorlunda. Även om någon kan "ringa in" för en videokonferens, går folk i de flesta fall över sin egen nätverksanslutning, och videokonferensen är i slutändan en "nätverks" -tjänst.
Med videokonferenser är det extremt viktigt att ljudet är både tydligt och direkt. Som deltagare (inte i rummet) vill du att de ska ha en "in-room" -känsla - utan att du förlorar en av de främsta fördelarna med videokonferenser. För att skapa den känslan på rummet måste alla i rummet höras (när det är lämpligt) och andra ljud måste elimineras. Det finns inget värre än att låta ljudet av papper blåsas eller bärbar dator flyttar på bordet, som hörs över folket som talar. Eller inte kunna höra någon över rumsens högtalare.
Ditt ljudsystem behöver enkelt hanteras, högtalarvolymen, muting etc. är alla viktiga funktioner för att finjustera ljudet till både rummet och mötet själv. Även om vi traditionellt har använt bordsljud, vilket är perfekt för nästan alla mötesrum, börjar vi se över till mer "installerat" ljud. Dessa kan vara lite mer komplexa (även om vi har sett komplexitetsfaktorn gått ner under åren) än bordtoppen, men de kan också ge en bättre upplevelse för både rums och mötes deltagare. Den första fördelen är full täckning med mikrofoner - du kan få alla mikrofoner tillgängliga, eller du kan stänga av specifika mikrofoner. Den andra fördelen är hur rent rummet ser ut jämfört med bordsljud med förlängningsmikrofoner. Alla ledningar och kablar är osynliga, bordet är i första hand ett öppet utrymme utan extra rodnad.
Nästa generation av ljudprodukter kommer att vara mindre, mer integrerad och bättre filtrera och styra. De flesta av dem kommer att vara automatiska, kontrolleras av intern programvara - men det kommer också att vara integrerade kontroller, det områdesprogram som baseras på att mötesorganisatören kan styra.
Det viktigaste att komma ihåg med rumsljud är två saker: Mik-täckning för tydligt ljud för online deltagare och högtalar täckning för dem i rummet. Efter dessa växlar den till funktioner som är specifika för ditt rum eller situation.
Speciell anmälan: Om du tränar / undervisar, vill du expandera din produktsökning för att inkludera presentatormikrofoner - som kommer i alla typer och storlekar. Nyckeln är att se till att de är specifikt byggda för användning för videokonferenser och inställda på röstkommunikation.
# 5: Display
Även om detta är det sista av de produkter vi kommer att diskutera, betyder det inte att det är minst viktigt. Vad vi hittat med avseende på rumsskärmen är detta - om du inte behöver en interaktiv bildskärm (och priserna på dem kommer ner), handlar det bara om att köpa dem lokalt. Fraktskärmar är knepiga och dyra. De kan bli skadade lätt under transitering, och det innebär förseningar med retur och överföring. Vi fokuserar uteslutande på interaktiva skärmar på grund av detta. Du kan gå till din lokala storboxelektronikhandlare och få 75 "+ 4K UltraHD-skärmar och antingen hämta dem eller leverera dem lokalt.
Våra rumsutrustning innehåller vanligen inte skärmar, även om vi skapar fler och fler kit som innehåller en interaktiv bildskärm. Så, beroende på dina önskemål, och hur du letar efter att använda ditt rum - kan du bättre köpa dina skärmar lokalt. Vi föreslår att du köper högsta kvalitet du har råd med, och om du vill ha dubbla bildskärmar, få två av samma skärm.
Sammanfattningsvis förtjänar du det bästa för ditt nya videokonferensrum, som passar både företagets arbetsstil och budget. Kom bara ihåg att det är lättare att hantera och stödja ett begränsat antal "konfigurationer", och det blir enklare för dina anställda att använda rummen om de är alla väldigt lika i installationen. Köp både för rummet i kombination med syfte, och du kommer inte att gå fel.
Och om du har några frågor, kom bara till oss.
