Organisera en konferens? Här är några tips att stiga till utmaningen
Jun 08, 2017
Att organisera en forskningskonferens kan vara ganska utmaningen. Vissa kan till och med råda dig att inte göra det. Men det är också ett fantastiskt tillfälle och en givande upplevelse.
Att sätta ihop en lyckad händelse behöver inte vara en uppåtgående kamp. Du bara för att komma ihåg tre gyllene regler: planera framåt, omge dig med ett bra lag och veta varför du gör det!
Här är några tips som hjälper dig i detta äventyr.
1. Underlåtenhet att planera planerar att misslyckas
Rusa inte in i logistiken. Innan du börjar boka platsen och ringa cateringfirma, måste du ta dig tid att förbereda dig för din konferens.
Detta sparar mycket stress och förhindrar överraskningar i sista minuten.
Bild vad du vill att din konferens ska se ut. Vem kommer att delta? Vilken typ av händelse kommer det att vara? Vilken typ av erfarenhet vill du erbjuda till delegaterna?
Ta sedan in i detaljer. Hur många deltagare kommer det att finnas? Hur många inlägg kommer du att få? Hur många dagar kommer det att vara?
Om du kan, ta kontakt med tidigare arrangörer för att samla in information från tidigare år. Det hjälper dig att skapa en realistisk budget.
Och kom ihåg att det är omöjligt att förutse varje liten sak. Det kommer alltid att finnas några problem du inte förväntade dig och det är okej. Planera bara för det här också.
2. Det finns styrka i antal
Från program till logistik, finans och marknadsföring innebär organisering av en konferens flera aspekter som alla kräver expertis. Att omge dig med ett bra team hjälper dig att utföra de olika uppgifterna mer effektivt utan att bli överväldigad. Det kommer också att låta dig fokusera på de viktigaste målen: bra innehåll, bra talare och engagerade deltagare.
Välj ditt lag försiktigt. Leta efter entusiastiska, organiserade och drivna lagspelare som han organiserar kommittén bör inte ha för många medlemmar, för att hålla beslutsfattandet och samordningen slät. Jonathan Khan finner att tre är ett bra nummer. Det beror helt på storleken på din konferens och hur mycket tid du har på dina händer.
Lär dig att delegera. Du kan tilldela kommittéer till flera ansvarsområden: logistik (mötesplats, boende, A / V, catering, transport), teknisk program, nyckelpersoner, ekonomi och sponsorer, registrering, marknadsföring (kommunikation, PR, webbplats, sociala medier ...). På toppen av kärnorganisatörerna kan du anmäla volontärer som hjälper dig på konferensdagen eller med mindre uppgifter. Eleverna ser det ofta som en bra möjlighet och lycklig hjälp.
Om du har budgeten, överväga att anställa en PCO eller ett konferenskontor. Att vara akademiker är händelsehantering inte nödvändigtvis din forte. Dessa yrkesverksamma är experter på att organisera akademiska konferenser. De ska ge mest värdefull hjälp, särskilt med den logistiska sidan av sakerna.
3. Fira teknik
Det finns så många sätt att du kan utnyttja kraften i tekniken.
Först och främst, använd ett abstrakt hanteringssystem för att samla in, peer review och acceptera inlägg och hantera ditt program. Ja, vi är partiska, men vi kan inte betona nog hur mycket tid det kommer att rädda dig!
Under konferensen, se till att alla rum har tillräcklig A / V-utrustning och att den fungerar! Och kom ihåg, det här är det 21: a århundradet! Nästan alla bär bärbar dator, smartphone eller surfplatta och vill ha tillgång till internet. WiFi kan vara ett stort problem vid konferenser. Se till att du checkar i förväg med platsen att de ska ge wifi med tillräckligt med bandbredd.
Du kan också använda mobilappar för att förbättra delegaternas erfarenhet. Det finns många appar där ute, för att hjälpa deltagarna nätverk, navigera på konferensen, skapa eget schema, etc.
4. Välj dina högtalare noggrant
Att hitta rätt keynote-högtalare är avgörande men kan vara knepigt. En bra huvudtalare kommer att locka delegater och ställa in tonen för din forskningskonferens.
Tänk på vilken typ av högtalare och presentationer du vill ha. Syfte för mångfald. Bjud in både kända forskare och junior forskare, och försök att ha en bra könsbalans.
Se till att du har en plan B om dina högtalare avbryter!
5. Håll dem publicerade
Du behöver skapa en effektiv kommunikationsplan. Implementera en strategi för vilket innehåll du ska dela, när och till vem. På din hemsida, publicera intervjuer, blogginlägg, bilder, program, högtalarmeddelanden ... uppdatera ditt innehåll regelbundet för att skapa lite spänning.
Håll kontakten med dina delegater och dina högtalare. Du kan använda verktyg som Mailchimp att skicka massmail till dina delegater. Se till att de får alla nödvändiga detaljer och instruktioner om din konferens: platsadress, datum, riktlinjer, kontaktuppgifter, råd ...
God kommunikation är också viktig under konferensen. Lägg till skyltar för att rikta deltagarna mot presentationsrummen, registreringsbordet, lunchen eller toaletterna. Gör några tillkännagivanden under dagen för att informera delegaterna om utvecklingen av evenemanget och få frivilliga och medarbetare tillgängliga för att svara på frågor och vägleda delegater. Och glöm inte att säga tack! Skicka ett mail till delegater och en skriftlig kommentar till talare, ledamöter i utskottet och volontärer för att tacka dem för deras bidrag.
6. Underlätta nätverkande Nätverk är en av huvudorsakerna till att forskare deltar i din konferens. Ditt jobb är att hjälpa dem att träffa intressanta människor. Hur? Först och främst, se till att du allokerar tillräckligt med tid för nätverksmöjligheter och diskussioner. Kram inte ditt program med presentationer - bygg massor av breakout och kaffesessions så att delegater kan andas och chatta. Och välj en lämplig uppsättning för de "sociala" rummen: har soffor och stolar för att människor ska sitta och prata. Organisera sociala evenemang som fester, cocktails och middagar. Du bör också överväga att driva några experiment för att främja deltagande som till exempel organisering av "unconferences" och användning av coola mobilappar för att uppmuntra nätverk. Slutsats Att organisera en akademisk konferens innebär en mängd uppgifter, varav de flesta har ingenting att göra med akademin. Du måste vara organiserad för att hålla jämna steg med dem alla. Om du organiserar en konferens för första gången, sök råd från tidigare arrangörer eller proffs. Så länge du lyckas få dina ankor i raden och hålla våra tips i åtanke, kommer du vara på rätt väg för en lyckad händelse!
Se mer på: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Om du vill ha videokonferens kamera och omnidirektionell mikrofon kan du kontakta försäljningschefen Tenveo Rachel, hon ger dig lösningar och rabatter.
Tel: 8613657740706
WhatsApp: 008613657740706
E-post: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
Wechat: 13657740706
