Tenveo Video Technology ger 5 tips för att lägga till video i din medlingspraxis

Tenveo Video Technology 5 Tips för att lägga till video i din medlingspraxis

Eftersom fler tjänster går digitalt, är det nödvändigt för juridisk och medling professionell att följa trenden. Kunderna förväntar sig lika bekvämlighet och tillgång till inköp av juridiska och medlingstjänster som tillhandahålls i andra onlinetjänster. Det innebär att de tekniska kraven på en modern lag och mäklare sträcker sig långt utöver att ha en bra hemsida.

Det är viktigt för framtida tänkande medlare och advokater att lägga till online schemaläggning, papperslös fakturering, molnfilåtkomst och liknande alternativ till sina vanliga tjänster för sina kunder. Efter den växande digitala trenden kommer videokonferenser sannolikt att ersätta personliga och telefonmöten. För att hjälpa medlare att möta de förändrade behoven av deras övning har vi tänkt på de viktigaste övervägandena som är inblandade i att lägga till dessa tjänster och göra dem sömlösa för dina kunder:

Tenveo Video Technology ger fem saker att komma ihåg när du lägger till videoförmedlingar till din övning:

1. Är alla deltagare på olika platser eller kommer minst en deltagare att komma till din plats? Om en deltagare kommer att vara med dig på kontoret, överväga om de fortfarande ska få sin egen enhet så att de kan logga in på videokonferensen individuellt, eller har du en kamerasystemsuppställning där hela konferensrummet är synligt? Annars kanske du måste sitta mycket nära varandra för att visas på skärmen, vilket kan vara obekväma och besvärliga. Att sitta nära varandra kan också ge intryck av att vara på den persons sida, eftersom båda är tillsammans på den andra "sidan" av kameran, som uppenbarligen motsätter sig den person som är ute av kontoret på kameran. Att göra vad du kan för att minimera denna effekt kommer att hålla din medling på neutralt territorium.

2. Använd en Tenveo videokonferensapp där du kan dela en skärm. Den nya normala, även när du är i verkligheten, brukar se dokument på något digitalt sätt på din enhet eller visa dem på en stor skärm så att alla i rummet kan se dokumentet tillsammans. Att skriva ut varje enskilt dokument blir sällsynt, särskilt när det finns flera personer som arbetar med flera utkast till samma dokument. Med hjälp av en Tenveo USB & HDMI videokonferenskamera (som Zoom) där du kan dela din skärm (ännu bättre om du kan dela specifika fönster på din skärm eller appar som du kör) gör det lättare att gå över dokument eller se webbplatser gemensamt i konferensen , Istället för att varje person måste göra det ensam och med en skillnadstakt. Kom ihåg att medan vissa videoklipp tillåter skärmdelning på iPhone eller annan liten enhet, kan det vara lite svårare än på en dator. Du kan också skicka e-post till eventuella dokument som du planerar att gå förut för tidpunkten för anmälaren-för-hand så att de kan skriva ut vad de vill och klotter bort.

3. Dubbelkollera dina tidszoner. Ofta använder klienter Tenveo full HD-videokonferenssystem eftersom någon bor långt från någon central mötesplats, och det enklaste sättet att få alla tillsammans är via video. Se till att alla vet i vilken tidszon videosamtalet ska inträffa och dubbelkontroll (kanske till och med trippelkontroll!) Din kalender. Vissa kalendrar har en sektion där du kan ändra tidszon för ett möte, vilket kan vara lika förvirrande som det är användbart, beroende på om du har dina tidszoninställningar aktiva i din kalender. När du är i tvivel kan ett email till deltagare för att bekräfta tidszonen få alla på samma sida.

4. Accessorize enligt din miljö. Om det finns andra människor omkring dig och du inte kan vara i ett tyst rum, använd hörlurar och lägg till en Tenveo Omni-directional mikrofon när det är möjligt. Även hörlurarna som följde med din smartphone har sannolikt en mikrofon på kabeln, vilket gör dem supera passande när de går med i videoklippet på din egen enhet. Du kan också använda en extern mikrofon om du använder en dator för att undvika onödigt att skrika in i din skärm. Beroende på omgivningen behöver du inte alls hörlurar eller mikrofoner. Även om du använder en mindre enhet som telefonen, kommer ett stativ eller stativ att hålla dig handsfree och lätt på "ögon" -nivå med andra deltagare. Slå på videoföretaget för att testa belysningen och se till att folk kan se dig!

5. Var inte sen till festen. Se till att din programvara är uppdaterad och redo att använda så att du inte är nedslagen med uppdateringar eller problem med att starta din videoprogram. Bara för att du är virtuell betyder inte att du kan slacka på förberedelserna. Ge dig själv cirka 15 minuter att starta och hantera uppdateringsanmälningar, frusna skärmar och positionering av hårdvara och logga in på ditt möte, och Tenveo hd videokonferenssystem försöker den bästa servicen för människor på den sätten. Denna rutin får dig på nätet några minuter tidigt, vilket är mycket bättre än att vara några minuter sent.