5 tips för en bättre videokonferens Tenveo

När organisationer letar efter sätt att minska tidskraven och resekostnaderna har videokonferenser framkommit som ett viktigt sätt att främja kommunikation och samarbete. Följande tips kan hjälpa en organisation att utnyttja sin videokonferensutrustning på bästa sätt.

1. FÖRBEREDA RUMET.

Konferensrummet bör inte ha fönster - varken till utsidan eller till andra inre områden. Om detta är oundvikligt, avstå från att peka kameran mot alla fönster. Kameravänliga tygfönstergardiner bör användas för att minimera belysningsproblem och bakgrundsdistraktioner samt för att förbättra akustiken.

Diffuserad belysning är mer lämplig än direktbelysning, eftersom direktbelysning visar en inkonsekvent bild på skärmen. Rummet ska målas i neutrala toner och vara fritt från upptagen konstverk inom kamerans synfält. Väggar målade i en blå eller grå palett, till exempel, ger en behaglig kontrast från deltagarna.

2. HITTA DEN BÄSTA KAMERAPLATSEN OCH VISA Höjden.

I ett typiskt konferensrum med en skärm bör kameran placeras ovanför skärmen, nära mitten. I ett tvåskärmssystem är kameran bäst placerad mellan skärmarna, nära mitten, för att underlätta ögonkontakt. Skärmen ska installeras så att bildens botten ligger precis över konferensbordets höjd, vilket gör att de deltagare som är längst bort ser mer ut som om de är i samma rum.

3. ANVÄND MIKROFONER EFFEKTIVT.

Takmikrofoner är perfekta för ett stort konferensrum. Omvänt kan bordmikrofoner plocka upp främmande ljud som pappersmuffling eller fingeravtryckning och undviks bäst. En bra tumregel är att använda en mikrofon för varje två deltagare. Om bara en mikrofon inte kan undvikas, bör den placeras i mitten av bordet, så allas röst fångas lika.

Många konferensrum har långa, smala bord som inte passar bra för videokonferenser. Att använda en oval tabell hjälper deltagarna att möta skärmarna utan att behöva luta sig. Stolar med hög rygg tenderar också att blockera andra deltagare; de med korsrygg är ett bättre val.

Om bara ett fåtal personer deltar i ett möte, bör de samlas nära varandra, med kameran zooma in för att göra alla så stora som möjligt på skärmen.

5. OPTIMERA DATA SAMLING.

Datadelning i ett enskärmssystem hanteras bäst via monitorer på bordet. Vissa codecs tillåter datadelning på samma skärm som videon, men det är inte perfekt eftersom syftet med videokonferenser är att se de andra deltagarna. En sekundär display kan monteras ovanför den primära, med kameran som skiljer dem. Med denna inställning, när deltagarna skannar från videokonferensen till data och bakåt, kommer deras blick att korsa kamerans fångstplan.

I ett tvåskärmssystem ska video visas på en skärm medan data delas på den andra.

Dokumentkameror och interaktiva whiteboards bör placeras inom kamerans synfält. På så sätt, om en deltagare är till exempel på whiteboardtavlan, kan han eller hon ge en presentation och stanna kvar i scenen.