Bekämpa tävlingen med samarbete!

Storlek spelar ingen roll. Varje affär, stor eller liten, använder konferenslokaler för lagmöten, brainstormsessioner, träningssessioner, kundforum och organisatoriska konferenser. Tidigare använde den mängd pengar som använts i Information Communication Technology för att bestämma företagets konkurrenskraft på marknaden. Bättre kommunikations- och samarbetsverktyg innebar mer affärshastighet, mindre resekostnader, ökad produktivitet och snabbare innovation. Tiderna har förändrats. Eftersom tekniken blir billigare och tillgänglig, är det dags för små och medelstora företag att samarbeta och slåss tillbaka.

Konkurrenskraft och teknik

Innovationskriget är fortfarande på, men skillnaden är att mindre företag nu har tillgång till samma arsenal för att öka deras konkurrenskraft. Under de senaste 20 åren har stora företag haft tillgång till avancerad samverkansteknik för att minska resekostnader och öka produktiviteten vilket resulterar i ökad konkurrenskraft. De har investerat i monolitiska hårdvarubaserade videolösningar som krävde stor IT-investering tillsammans med ett team av experter för att hantera en mycket komplex infrastruktur. Små och medelstora företag har helt enkelt inte haft resurserna för att ha samma typer av samarbetsverktyg. Men saker förändras snabbt.

Kommunikations- och samverkande teknologier finns nu i form av programvara på skrivbords- och mobila enheter och levereras från molnet. Vissa är gratis (Microsoft Skype, Google Hangout, WeChat, Line, ooVoo ...) och andra kräver en månadsabonnemang på en viss tjänst (Microsoft Skype för företag, Amazon Chime, Zoom, Bluejeans ...). Som ett resultat är det nu möjligt för små och medelstora företag att utrusta sina lag med samma kommunikationsverktyg på stationära och mobila enheter för att konkurrera mot större spelare. Men när det gäller att använda dem i konferensrummet möter de några utmaningar. Här är varför ...

Arbetsytor och samarbete

Konferensrum har funnits länge. Arbetsformer har förändrats betydligt, men de använda mönster och teknik har varit desamma i alltför många år. Enligt nyligen forskning, utöver de 12,5 miljoner konferenslokaler världen över, är endast 3% utrustade med traditionella videokonferenser idag. Hög utrustningskostnad har varit den största barriären för teknikutbyggnad, särskilt i mindre mötesrum. Dessutom är 97% av dessa rum utrustade med display och telefon.

Medan tekniska innovationer gör det lättare för någon organisation att anta nya kommunikations- och samarbetslösningar, spenderar mötesdeltagarna fortfarande upp till 20 procent av videomötet på tekniska frågor kring förberedelser och anslutningar. I dagens digitala tidsålder är det helt enkelt oacceptabelt. Tekniken ska hjälpa ditt företag och inte påverka produktivitet och prestanda. Så, låt oss titta närmare på några av de problem som anställda möter under möten.

Problem som användarna står inför

  Efter noga att lyssna på slutanvändare, observera mötesdeltagare och analysera olika branschrapporter har vi kunnat identifiera sex återkommande och endemiska problem som ställs inför lag som du borde vara medvetna om:

1. Kablar, adaptrar och skärmupplösning : Tiden är bortkastad eftersom presentatörer kämpar för att hitta rätt adapter eller kabel för att visa dokumentet på sin bärbara dator eller helt enkelt för att de inte kan anpassa skärmupplösningen och bildkvaliteten.

2. Bärbara datorer för teamsamarbete: Effektivitet påverkas eftersom deltagarna använder en bärbar dator för att delta i webb- och videokonferenser. Därför måste folk klämma framför webbkameraet och mikrofonen att höras och ses som påverkar den virtuella mötesupplevelsen. De som bor utanför kameran hamnar multitasking och är mindre engagerade jämfört med andra.

3.Monolithic Collaboration Solutions: Kunderna är trötta på att investera i samarbetssystem som endast kan användas för en sak. Alltför ofta är ljud-, webb- och videokonferenslösningar byggda i silor och är inte kompatibla.

4.UC och Arbetsplatsstrategier: Anställda är utrustade med enhetliga kommunikationsapplikationer över alla sina enheter utom den i konferensrummet. De blir frustrerade när de tvingas använda ännu ett system med ett annat gränssnitt. Tiden blir en sällsynt råvara, det är också användarnas tålamod.

5.Social Media Applications: Yngre generationer älskar sociala medier och mobila applikationer. De vill också använda dem på jobbet för att vara så produktiva som de kan vara. Ändå förbjuder olika företagspolicies användningen av konsument- och sociala medier, till exempel Facebook Messenger, WhatsApp, Line, WeChat ...

6.Real-time informationsdelning: Företagen investerar mycket i applikationer för att få tillgång till all sorts data i realtid, men det är ofta ett problem att dela sådan information i ett lagmöte. Användare måste kunna få tillgång till sådan data med hjälp av systemet i konferensrummet för att alla ska kunna se och vara på samma sida.

Smarterare samarbete för SMES

Det finns en ny generation av Smart Collaboration Systems som är utformat för att göra gruppmötena mer deltagande, effektiva och samarbetsvilliga. ROOMIE® är designad av Tenveo Solutions i Singapore, och är ett urval av "öppna" (dvs. plattform och service-agnostiska) samarbetssystem som körs på Windows 10 Pro, vilket gör det möjligt för anställda att komma åt alla konsument- eller företagsapplikationer. dela trådlöst data från vilken enhet som helst; starta chatt sessioner; delta i virtuella konferenser (ljud / webb / video) och strömma media i något möte, lärande eller träningsutrymme.

Alla Tenveos modeller kommer med företagskamera, mikrofon och högtalare som ger en samarbetserfarenhet av högsta kvalitet. De utnyttjar kraften i mjukvara och molnet och är tillgängliga till en bråkdel av priset jämfört med traditionella hårdvarubaserade lösningar. SMES kan använda ROOMIE® Smart Collaboration-system tillsammans med gratis molnbaserade tjänster som Microsoft Skype eller Google Hangout eller professionella prenumerationsbaserade UCaaS eller VaaS-erbjudanden.

Slutsats

Idag är affärsrörelsen mycket snabbare. Tiden till marknaden och produktlivscyklerna är kortare än någonsin. Världen är en alltmer komplex och konkurrenskraftig plats där produktivitet och innovation är avgörande. Att lyckas i denna starkt konkurrenskraftiga värld kräver att människor - överallt - måste arbeta mer samarbetande.

Varorna nya är att även små och medelstora kan kämpa tillbaka utan att behöva spendera enorma summor pengar på teknik för att göra det redan. Välj mjukvara, molnbaserade och öppna smartare samarbetssystem som Tenveo för mötes-, inlärnings- och träningsutrymmen. Och ge dina lag möjlighet att använda de samarbetsverktyg som behövs för att släppa ut oöverträffade vågor av produktivitet och innovation!

I denna snabba värld håller vi också upp med The Times. Vi är också innovativa. Vi kommer att rulla ut en serie nya produkter under nästa månad eller så.

Låt oss se fram emot det ögonblicket