Online-mötesetikett

Jag har minst ett online-möte per dag. Det är ett perfekt sätt att ha ett första eller kvalificerat möte innan du köper en flygbiljett. Online möten är ett centralt inslag i effektiv tidshantering. Sex är det jag har haft på en dag och jag har aldrig haft 6 möten på en dag, spara för en mässa. Men att göra dina online-möten lika produktiva och professionella som dina möten på plats beror inte bara på din förberedelse utan även på din etikett. Det här inlägget handlar om dina onlinemöten, där du är presentatören.

FÖRBEREDDA - Förutom att ha all information du behöver om kunden, ha hela webbplatsen (er) öppen för den korrekta sidan, eventuella säkerheter du vill visa, kalkylblad, powerpoints etc. öppnas, visas i det format du vill ha och kött upp. Glöm inte

Stäng antingen din e-postprogramvara eller inaktivera nya meddelandevarningar. Vad händer om en kollega mailade dig "Har du träffat dessa idioter än?" Idioterna skulle inte tycka om det.

Stäng din bokmärkesfält. Ingen behöver se vilka webbplatser du besöker. Om du är bekväm att använda din webbläsare i helskärmsläge ställer du in det.

Sätt din telefon på DND eller tysta ringetonen, och glöm inte din mobiltelefon, iPad och något annat som gör ljud. (Undvik kryddig mat till lunch är också bra.)

VAR TIDIGT - Börja ditt möte minst 5 minuter före starttiden och ha en välkomstskärm av någon typ (det kan vara titelleden på din powerpoint) eller hemsidan på din webbplats. Personlig, om möjligt, är bättre än inte. Vad du inte vill är att deltagarna ska logga in och se en skärm som säger "Väntar på värd att vara möte". En annan fördel med detta är att chatta med de tidiga anländer. Förutom att bygga rapport och ställa in en vänlig ton till ditt möte kan du lära dig något användbart om gruppen.

VAR INTERAKTIVT - Det här låter som en stor "DUH" men det enda värre än att sitta i ett täppt konferensrum som lyssnar på någon som gör en Ben Stein-imitering, måste sitta och stirra på din bildskärm och lyssna på din telefon eller headset. INVOLVA gruppen genom att ställa frågor eller använda pollsfunktionen på din programvara om den har polling. När en av deltagarna talar, ta en 2-beat räkning när de är färdiga för att se till att de är färdiga. Du vill inte ha en "Nej, du går vidare" duell.

BE TECH SAVVY - Vissa deltagare kanske inte har mycket erfarenhet av onlinemöten, så se till att du är förtrogen med problemlösningar när någon säger att de inte kan höra eller se något. Kunna snabbt komma in i mötet. Inte bara kommer du att spara tid, men du bygger förtroende som expert. ANDRA TECH TIPS:

Använd ett headset, antingen USB eller annan plug-in. Om du ringer in i konferensen kan du ta emot eventuella störningar, dålig anslutning eller samtalstropp. Mobiltelefon endast i en nödsituation! Det är viktigt att du låter så tydligt och starkt som om du var på plats. Du kan bara inte få den typen av tydlighet på en mobil- eller telekommunikationslinje.

Ta inte anteckningar med ditt tangentbord. Deltagarna kommer att höra att du skriver och undrar vem du kommunicerar med. Gå LEGACY med en pad eller anteckningsbok och OMG en penna.

VAR TIME-Sensitive / WRAP IT UP - Alla (förhoppningsvis inklusive dig) har andra saker att göra, så håll till din tilldelade tid. Titta klockan i systemfacket eller på väggen och börja komma till slaglinjen minst 10 minuter före det planerade slutet av mötet. Det ger dig lite tid för Q + A eller feedback. Och om du slutar tidigt kommer du att ha tacksamma människor i andra änden. Om du kan se alla namn i din mötes kontrollpanel, försök gå "runt hornet" med namn för att se om någon har några frågor och tacka dem för att delta.

ANVÄNDER DU EN KAMERA? Om så är fallet, ta en selfie för att se hur din bakgrund ser ut. Ser det professionellt ut? Om inte, lägg saker så att din bakgrund återspeglar dig positivt när du är på kamera. (Jag har diplom, plack och utmärkelser på väggen bakom min stol.) Kontrollera att du är centrerad i ramen och ett lämpligt avstånd från kameran, så att du inte skär av huvudet. Se till att du är klädd på lämpligt sätt (samma som om du var på plats) från midjan. Bara du vet att du har shorts och flip-flops ur ram.

Några av dessa kan verka triviala, men det är de små saker som väger stora i detta medium. Online möten är ett fantastiskt och mångsidigt verktyg. Men du måste behärska det för att maximera dina resultat.

Om du är intresserad av högkvalitativa videokonferenssystem för ditt företag, kontakta Rachel idag. Rachel är försäljningsrepresentant för Tenveo video technology co. Ltd. Om du behöver en videokonferens kamera är Tenveo det bästa valet för dig. Vi har USB 2.0, USB3.0, HDMI, HD-SDI , YPBPR , CVBS-utgång, fast fokus, 3X 10X, 18X, 20X, 30X optisk zoom, 720P, 1080P, HD1080P SD, HD videokonferenskameror och Radius av 2 -6M Fullständig duplex echo-avbrytning och högtalare , USB-drivrutinfri, plugga och spela omriktnings mikrofoner.

E-post: sales01@tenveo.com

WhatsApp: 008613657740706

SKYPE: Rachel Liang

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706

Facebook: Tenveo Tenveo

Twitter: Tenveo Tenveo