TPS för bra avståndsmöten
Apr 23, 2019
Tips för bra avståndsmöten
Avståndsmöten sparar tid och ger snabbare resultat
Några av fördelarna med distansmöten är:
• Minska eller eliminera resekostnader
• Öka företagets effektivitet - Restiden blir arbetstid
• Minska stressnivåerna bland anställda - balans mellan arbete och liv
• Lätt och spontant
• Miljövänlig
Tips för bra telekonferenser
Förberedelse (om det ordnas ett möte)
Ändamål. Ha tydlig syfte för mötet och vad du förväntar dig av deltagarna. Är det ett möte för information, diskussion eller beslut?
• Rätt personer. Bjud in de rätta människorna, människor som båda lägger till något för mötet och det blir något av det.
• Obligatoriska mätningar. Skicka ut nödvändiga avläsningar till deltagarna och en personlig kommentar till var och en av deltagarna om vad som förväntas av dem. Anser de att ta med viss information till mötet eller förklara något i synnerhet.
• Tydlig dagordning. Skicka ut en agenda och lista med deltagare i god tid före mötet.
• Underrätta. Förklara hur man går med i mötet (telefonnummer och eventuell PIN-kod) eller om ett samtal ska göras till deltagaren.
• Test. Innan du leder ditt första möte, ta en gå till att göra några testsamtal och prova de olika funktionerna. Det kan hända att din ombordstav kräver speciella kommandon för att ringa flera parter - kontakta din telefonchef.
• Dokumentation. Hur ska mötet dokumenteras? Det är en bra idé att använda inspelningsfunktionen.
• Håll det enkelt. Om mötet är en återkommande, lägg till deltagarna som en grupp i konferensguiden eller lägg till enskilda kontakter i telefonboken.
• Börja och avsluta i tid. Börja alltid mötet vid bestämd tid, även om det saknas deltagare.
(Planera för en kort paus om mötet måste förlängas).
• Följ upp och följ igenom. Sammanfattar, följer upp och skickar ut mötesnoteringar direkt efter mötet. [Ange deadlines och låt alla veta vem som är ansvarig för vad].
Under mötet (om det ordnas ett möte)
Introduktioner. Välkommen och presentera alla. Detta gör mötet till en bra start och säkerställer en inkluderande atmosfär, även för de som är ute på plats. Om mötet inte är så stort (upp till tio eller så deltagare), be deltagarna att presentera sig kort för att få ett öra för sin röst. Försök alltid skapa en atmosfär som ger människor känslan av att sitta ihop, även de som deltar på andra platser.
• Protokoll. Ta anteckningar eller utse en sekreterare som kan ta minuter och har tillgång till inspelningen om en är gjord.
• Dagordning. Den som leder mötet förklarar vad mötet handlar om och hur länge det ska springa och ger en kort sammanfattning av agendan.
• Avbrott. Börja mötet genom att förklara grundläggande regler för mötet och vad som kan störa.
Du ska inte läsa e-post, surfa på din smartphone, arbeta med andra uppdrag etc.
• Avbrott. Om mötet löper längre än 45 minuter, ta en paus för att tillåta att människor sträcker benen i 10-15 minuter innan de fortsätter.
• Komma överens. Innan du går vidare till ett nytt objekt, kolla med de olika deltagarna för att se om någon vill säga något. Detta gör att alla känner sig involverade.
• Dynamisk. Hantera och överväga dynamiken i gruppen. Se till att alla får ett uttalande i frågan som diskuteras, hantera konflikter.
• Förklara. Om något händer i rummet (det kan kanske bli ett skratt), förklara vad som händer med alla som deltar per telefon för att se till att alla känner sig inkluderade.
• Tid för frågor. Ställ åt tid för att hantera några frågor.
• Nytt möte. Om det finns frågor som måste följas upp, kom överens om en tid för nästa möte.
Efter mötet (om det ordnas ett möte)
Följ upp och följ igenom. Sammanfattar, följer upp och skickar ut mötesnoteringar direkt efter mötet. Ange tidsgränser och låt alla veta vem som är ansvarig för vad.
För alla som deltar i ett möte (på avlägsen plats)
• Lugn och ro. Försök att hitta så tyst en plats att sitta som möjligt.
• Parkera upp. Om du deltar i din bil, parkera dig säkert, t.ex. på en parkeringsplats innan du går med i mötet.
• Stäng av mikrofonen. Om du sitter någonstans med mycket bakgrundsbrus, t.ex. vid en flygplats eller i en bil eller ett café, stäng av mikrofonen (dämpa) när du inte talar.
• Var redo med mycket tid. Se till att du är i god tid för att mötet ska kunna ge dig chansen att chatta med andra deltagare innan mötet startar (på samma sätt som personer i ett konferensrum tillsammans skulle göra).
• Introducera dig själv. Om du har något att säga, se till att folk känner igen din röst genom att introducera dig själv först.
• Håll personerna informerade. Om du blir avbruten (dålig mottagning etc.), ring tillbaka omedelbart och, vid ett tillfälle, låt de andra deltagarna veta att du har varit borta ett tag.
• Fokusera. Koncentrera sig på mötet. Läs inte e-post eller gör annat under mötet.
