10 Video Communications Adoption Mistakes (och hur man undviker dem)

Det är varje företags mardröm: spenderar tid, pengar och resurser som använder en teknik som anställda inte använder. Och även om förflutet är riddled med sådana exempel-interna wikier och sociala nätverk, behöver till exempel videokonferensverktyg inte vara en annan medlem i ansökan kyrkogård.

Faktum är att dagens videokonferensmarknadsföring blomstrar: Experter förutspår att det skulle kunna växa till 4 miljarder dollar i år, upp från bara 367 miljoner USD under 2009. Och det är ingen överraskning, med dagens dispergerade arbetskraft: Åttiojuju procent arbetar på distribuerade lag, antingen hemma Eller internationellt, och hälften av den amerikanska arbetskraften håller jobb som är kompatibla med telekommunikation, enligt forskning.

Eftersom fler företag fortsätter att anta videokonferensverktyg, är det viktigt att du har lämpliga processer, människor och kultur på plats för att driva och stödja kontinuerlig adoption. Tenveos egna Lily Zheng, chef för partnerutplacering och adoption, diskuterar var många företag går fel med adoption och erbjuder sätt att se till att du får det rätt varje steg i vägen.

1. Din företags kultur stöder inte videokonferenser. Hur vet du att din arbetsplats är mogen för videokonferensframgång? Den första indikationen är en samarbetsmiljö - eller åtminstone önskan att bli mer samarbetande, säger Lily. Annars kommer adoptionsarbetet att misslyckas: Tänk på det en röd flagga om ditt företag är siled och det finns inget tecken på att ändra det. Videokonferenser är trots allt mest fördelaktiga för organisationer vars arbetskraft ligger i olika geografier, har en önskan om att ansluta sig bättre och vill hjälpa sin kultur att växa.

2. Du har inte inköp utanför IT. För att framgångsrikt kunna distribuera en videokonferenslösning behöver du inköp från engagerade chefer och senior management, inte bara från IT-avdelningen, säger Lily. Om chefer omfamnar och stöder videokonferenser, kommer andra i hela organisationen också. "Anställda lär sig genom exempel", säger Lily. "Om du inte har inköp från toppen, kommer det aldrig att fungera."

3. Din infrastruktur kan inte stödja den. Om ditt nätverk eller WiFi inte kan stödja ett videokonferensverktyg, kommer det att misslyckas, säger Lily. Otillräcklig infrastruktur kommer att producera hackigt ljud och video, vilket resulterar i frustrerade användare och sänkande adoption. Tenveo har en bedömningsprocess för att säkerställa att ditt nätverk är klart.

4. Du styr inte programmet. Testa verktyget med små grupper före en företagsövergripande lansering. Lily föreslår piloting det båda med ett lag som är tekniskt kunniga och förstår verktyget fördelar, och en som inte är så tekniskt avancerad. Detta gör att du kan jämföra var dina förplaner och processer har lyckats, och där de behöver tweaked innan de används i större skala.

5. Du har inte sponsring eller evangelister. Förutom att uppnå inköp från chefer innan du distribuerar ett verktyg är det viktigt att tilldela projektet en sponsor vars roll är att hype den medan du förbereder det för primetime. "Du behöver någon att gå ut ur deras sätt att prata om det, inte bara med ledande ledarskap, utan också på regi-nivå och chefsnivå, säger Lily.

Interna evangelister uppstår ofta från pilotprogram. Det här är människor inom organisationen som delar med sina kamrater sin spänning och stöd för verktyget. "Ibland är det mer troligt att du litar på dina medarbetare att prova något nytt när de förespråkar det," säger hon.

6. Du annonserar inte det. Nyckeln till att driva adoptionen är uppbyggnaden innan den lanseras, säger Lily. Det här är ett jobb för marknadsföring: Utveckla material och kommunikation som främjar det kommande nya verktyget, specificera vad det är, varför det startar, hur det kommer att spara arbetstiden, och när man ska förvänta sig det, säger hon.

7. Du kommunicerar inte lanseringen. När verktyget är klart för primetime, starta det inte tyst, säger Lily. Skicka ett internt meddelande till anställda som förklarar varför det är spännande, där de kan få hjälp, hur man använder det och företagets mål.

8. Du ignorerar mätvärdena. Verktyget har lanserats, men arbetet är inte över. Håll ögonen på verktygets mätvärden: Övervaka hur många personer har registrerat sig och hur många har registrerat och hållit sitt första möte. "Du kanske har 3000 personer som anmält dig, men det är inte en indikation på framgång om de inte har använt verktyget, säger Lily. Det här är en bra mätare för hur bra adopteringen går.

9. Du ignorerar laggards. Det kan hända att vissa grupper eller demografiska användare inte använder verktyget i samma takt som andra. Fel drag är att lämna dem ensamma; Istället skräddarsy en förmånsförklaring specifikt till dem som framhäver de framgångar som deras kamrater har fått uppmuntra deras adoption, säger Lily.

" Det kommer alltid att finnas människor som är resistenta mot förändring, men nyckeln är att få dem att förstå varför det här verktyget är till nytta för dem och deras vardag," säger hon. "Dela exempel på hur deras kamrater har kommit överens om ett kontrakt snabbare, eller sparat tid och samarbetat bättre. Annars kommer de att motstå och vänta på att misslyckas så att de kan gå tillbaka till deras sätt att göra saker. "

10. Du försummar det efter lanseringen. Nya verktyg borde inte vara synliga, omedelbara. Precis lika viktigt som uppmärksamheten till dig betalar för det före och under lanseringen är ditt beaktande av verktyget efter lanseringen. Det kan innebära att du håller kontinuerliga träningssessioner för anställda, lunch-och-lärar att svara på frågor och kolla nya funktioner och tävlingar för att uppmuntra till adoption.

" Showcase victories like," Din peer sparade bara tre veckor genom att genomföra projektmöten med video "och hålla tävlingar för anställda som använder verktyget mest och belöna dem med ett pris, säger Lily. "Det är viktigt att företagen kontinuerligt gör denna del av sin kultur för att stödja adoption."

Se mer på: http: //www.tenveo-video-conference.com/

Kontakta mig och jag ger dig en gåva.

E-post: sales01@tenveo.com

WhatsApp: 008613657740706

SKYPE: Rachel Liang

QQ: 451810239

Wechat: 13657740706