Välja rätt verktyget för samverkan på nätet för uppgiften

Det finns oändliga fördelar att samarbeta för att uppnå mål. Samarbete utnyttjar styrkan i olika perspektiv för att omvandla bra idéer till stora. Det är också ett smart sätt att främja kamratskap och skapa teamrelationer, eftersom samarbetsprocessen uppmuntrar människor att gå ihop för att nå ett gemensamt mål. Lyckligtvis har tekniken gett oss en mängd olika sätt att engagera sig i samarbete med människor inom och utanför kontoret. Att veta vilket verktyg som ska användas när kan vara svårt, vilket är anledningen till att vi har samlat de tre mest populära online-samarbetsverktygen i dag och utforskat fördelar och bästa användningsfall för var och en.

Fördelar med videosamarbete

Tillgänglig och prisvärd: Mindre än ett decennium sedan fängdes människor av besvärliga och dyra videokonferenser arv system som lovade mycket, men var svåra att använda. Snabbare fram till idag, och du kan få en super slank, användarvänlig videokonferenssenhet (som Tenveo) med HD-video och ljud till ett nominellt pris, vilket gör det här verktyget så oumbärligt som det är allestädes närvarande.

Anslutning: Videosamarbete skapar ansikte mot ansikte-anslutningen mellan deltagare som är nödvändig för att känna sig som en del av ett lag. Med tanke på att fjärranläggning förväntas öka, erbjuder video ett ovärderligt sätt att bygga och upprätthålla personliga och produktiva samarbetsrelationer.

Minskad risk för missförstånd: Mer än något annat modernt samarbetsverktyg eliminerar video riskerna för missförstånd genom att låta människor ses, hörs och förstås. Dessutom kan deltagarna tolka andras ansiktsuttryck och kroppsspråk och svara på lämpligt sätt.

Förbättrad hastighet: Video ökar samverkanshastigheten genom att göra det möjligt för människor att engagera sig i de snabba eldbyten som sker organiskt under en konversation eller brainstorming. Det eliminerar också tiden förlorad att skriva långa meddelanden som kan bli mootpoäng när en träff träffar.

Visa & Berätta: Det går snabbt och enkelt att dela dokument, visuella bilder och mer via bildskärmsdelning. Det gör det också möjligt för alla att vara på samma sida och snabbt förstå vad den person som delar informationen betyder.

Användningsfall: Videon är idealisk för samarbetsinsatser som dra nytta av energin av omedelbar gruppinsats, till exempel: brainstorms; Projektrecensioner och uppdateringar; Utbildning och utbildning Allmänna och djupgående diskussioner Lösning analys etc.

Fördelar med Email Collaboration

Singular: E-post är bäst för en-till-ett-samarbeten som inte kräver ansikts-mot-ansikte interaktioner eller omedelbar feedback. Det är aldrig en bra idé att lägga till flera personer i ett e-postsamarbete, eftersom volymen av svar kan dränka deltagarens inkorgen och få dem att gå vilse i e-postspåret eller ge upp det helt och hållet. Intressant är att denna fråga födde tanken på att använda meddelandeplattformar istället för e-post, men efter det att nyheten av meddelandeplattformerna hade gått bort, konstaterade folk att e-post fortfarande hade en giltig plats i sin arsenal av samarbetsverktyg online.

Timing: När en person befinner sig i en avlägsen tidszon (dvs. +/- 12 timmar från din tidszon), och schemaläggning av ett videosamarbete har visat sig vara utmanande, kanske du vill försöka engagera dig i e-post samarbete. När du försöker samarbeta via e-post, ta extra tid att beskriva processen för individer så att det är lätt att förstå och följa, men håll kommunikationen kortfattad. Till exempel, berätta deltagarna med så få ord som möjligt vad målet för e-postsamarbetet är, hur du vill få svar (dvs tre tre idéer) och datum som svaren beror på.

Arkivering: Många människor använder idag sin e-post som arkivskåp för samarbetsdokument. Efter ett videosamarbete kan det vara till hjälp att medlemmarna i laget får en kopia av enskilda dokument som diskuterats under sessionen.

Användningsfall: E-post är ett bra val för samarbetsprocesser som drar nytta av att information lämnas skriftligt, till exempel konfidentiella recensioner. Idékritik; Och andra korta och direkta samarbetsformer.

Fördelar med Messaging Platforms

Brevity: Meddelandeplattformar som Slack och Asana används bäst för korta och informella typer av samarbeten som inte är tidskänsliga eller behöver omedelbart svar. På grund av bekvämligheten med att skicka meddelanden, besegrar vissa människor faktiskt verktyget genom att lägga in för ofta, gå in på för mycket detaljer etc. Om du använder en meddelandeplattform för att leda ett snabbt samarbete, var noga med att övervaka inlägg och omdirigera Människor som vågar från chatt till full diskussion för att hålla fast vid dessa tankar tills alla kan träffas ansikte mot ansikte, antingen personligen eller via video.

Anonymitet: Genom att genomföra samarbetande insatser som gör det möjligt för alla att tala sig utan rädsla för att flytta medarbetare kan det vara svårt, men det här är ett område där meddelandeplattformar kan vara till hjälp. I den kanalen kan moderatorer ge människor möjlighet att lämna in svar, frågor och kommentarer anonymt. Vissa samarbetare tycker om att använda meddelandeplattformar under en videokonferens för att rösta upp idéer upp eller ner.

Fildelning: Meddelandeplattformar är bra för att säkerställa att alla som deltar i ett teamsamarbete har tillgång till alla viktiga dokument som bilder, PDF-filer, kalkylblad etc.

Användningsfall: De bästa samarbetssätten för meddelandeplattformar innefattar enkäter, frågor, undersökningar, förtydliganden, uppdateringar och annan snabb information som inte kräver längre diskussioner eller möten.

Alla tillsammans nu

Nu när du vet vilka typer av samarbeten som bäst serveras med vilka verktyg, är du välkommen att blanda, matcha eller använda en kombination av alla tre för ditt nästa team samarbete. Om du inte har lagt till moderna videokonferenser till dina samarbetsinsatser, är du skyldig dig själv att ge Tenveo en virvel. Tenveo är ett lättbyggande all-in-one videokonferensapparat som bygger på teambyggande, produktivitetshöjande verktyg, vilket gör att människor och dela skärmar och idéer blir en levande och engagerande upplevelse - varje gång. Tenveo är ett verktyg som ger teamarbetet en verklig konkurrensfördel med HD-video och ljud och en vidvinkelobjektiv som vackert avspeglar de subtila (och väldigt viktiga) nyanserna av kommunikation.

Se mer på: www.tenveo-video-conference.com