Hur man undviker videokonferenser mardrömmar

Tenveo conference camera.png

Videokonferenser är ett effektivt och billigt sätt att hålla kontakten med anställda och kunder, men det finns några fallgropar att undvika.

Oavsett vilken bransch du befinner dig i har du förmodligen haft minst några videokonferenssamtal. Medan dessa samtal kräver lite mer utrustning än ljudkonferenser fyller de ett behov av ansikte mot ansikte som inte helt kan mötas utan personliga sammankomster. I själva verket har populariteten för videokonferenser exploderat de senaste åren och det är av flera skäl.

För det första sparar videokonferenser tid och pengar. Enligt en studie från PGi hittar företag som regelbundet videokonferenser en 30% dip i kostnaden för resor totalt, vilket inkluderar hotell, flyg, bränsle, taxi, biluthyrning och matstöd. Dessutom kan videokonferenser leda till högre effektivitet och produktivitet. En annan fördel av videokonferenser är att det ger en känsla av enhet bland utspridda anställda som arbetar på telekom eller arbetar i olika städer. Ibland behöver du bara ett möte från ansikte till ansikte.

Men videokonferenser kommer också med sina utmaningar. Har du någonsin deltagit i ett samtal som var så dåligt organiserat, eller hade så många teknikflubbar att det kändes som ett slöseri med tid? De flesta har förmodligen. Därför är det viktigt att göra allt du kan för att undvika följande videokonferenser mardrömmar, oavsett om du är värd eller deltagare.

Bakgrundsbrus. En stor fördel med videokonferenser är att det låter dig arbeta från var som helst, till och med ditt hem. Men kom ihåg, ditt mål är fortfarande att vara så professionellt som möjligt. Det betyder att du bör eliminera eventuella yttre ljud, inklusive hundbark och barnskrik. Stäng dig i ett tyst rum utan störningar. Om du vet att du får ett viktigt samtal skickar du barnen till mormor och stänger hundarna i ett annat rum.

Oduknade distraktioner. Var inte "den personen" som glömmer att dämpa sig själv när du pratar med andra i rummet, svarar på ett annat telefonsamtal eller, gulp, beställa en kopp kaffe. Om du behöver gå iväg från samtalet, dämpa dig själv oavsett orsaken.

Dämpade samtal. Å andra sidan glöm inte att avaktivera dig själv när det är din tur att tala. Vem vet hur många otaliga minuter och timmar som har gått vilse i våra liv tack vare oavsiktlig muting!

Spottig anslutning. Det finns inget mer irriterande än att bli avstängd från ett videosamtal. Inte bara saknar du delar av mötet, men du slösar bort tid och energi som försöker komma igen. Var noga med att ha en solid internetanslutning från var du än arbetar, och veta hur du startar om den ska gå ut. Också, ha en backupkälla för att ansluta om möjligt. Om det till exempel finns en app för ditt videokonferensprogram installerar du det på din smarta telefon och vet hur du använder det om det behövs.

Statisk eller störning. Det är inte häftigt när någon saknar varje annat ord du säger (eller vice versa). Ibland är tekniken bara ett odjur och det finns inget sätt att förhindra det. Men ett sätt att minska sannolikheten för statisk eller störning är att alla deltagare ska dämpa sina telefoner såvida de inte talar.

Okänd högtalare. När det finns flera personer på linjen kan det vara svårt att komma ihåg vem som är vem. Även om det program du använder identifierar dig, ange ditt namn och din avdelning innan du säger något viktigt. Detta kommer att hjälpa de du inte vet väl att bli orienterad innan du säger ett ord.

Echo central. Ibland finns det ett oförklarligt eko på ett videosamtal. Om det här inträffar, försök att begränsa det till en viss person eller fråga alla att återuppringa. Om det inte löser problemet ska du förberedas med en annan bro eller linje för att folk ska gå med.

Förutom dessa videokonferenser mardrömmar, här är några tips för bästa praxis när du förbereder ett videosamtal:

Om du organiserar ett möte, var noga med att det faktiskt är nödvändigt. Nästan alla av oss har hängt upp från ett samtal och tänkt, "ja, det kunde ha uppnåtts med ett mail!" Hjälp deltagarna att fortsätta med en tydlig och detaljerad agenda. Var noga med att lämna tid i slutet för frågor.

Var bekväm med videokonferensstekniken innan mötet börjar. Vänta inte till fem minuter innan ett samtal börjar försöka logga in för första gången. Om du är mötesvärd, kör ett test i förväg. Be en medarbetare att gå med i ditt övningsmöte så att du kan hänga med att bevilja åtkomst till skärmdelning, muting och unmuting deltagare och mer.

Använd mycket belysning. Det spelar ingen roll var du är under mötet, kontoret, ditt hem mm, se till att det finns tillräcklig belysning så att andra kan se ditt ansikte. Låt dig inte vara bakgrundsbelyst eller ditt ansikte kan verka mörkt. I stället är du säker på att ljuset kommer från dig eller från sidan.

Se till att bakgrunden inte distraherar. Det är inte särskilt professionellt att ha en hög av tvätt eller dina barnleksaker spridda bakom dig. Istället går du för enkel och vanlig. Klä på lämpligt sätt. Du är fortfarande en professionell, så om inte det är en ljudkonferens, var uppmärksam på ditt hår, smink och kläder. Särskilt slitage dämpade, neutrala eller pastellfärger; Inga ränder, polka dots, plaids eller något annat som kan distrahera på skärmen. Håll din webbkamera på ögonivå eller lite högre. Weird vinklar är också störande. Överväg att köpa en bra mikrofon, speciellt om du gör många videosamtal. En extern USB-mikrofon är en bra pick. Håll dig fokuserad på samtalet. Kom ihåg att folk kan se dig så försök inte att göra flera uppdrag under din videokonferens. Titta in i kameran. Alltför många stirrar i sin egen bild på skärmen istället, men det gör att det verkar (för alla andra) som om du tittar nedåt. Du kommer inte att mötas så professionellt och rättvist som du vill vara. Kom ihåg att videokonferenser är precis som vilken teknik som helst där det finns många fördelar såväl som utmaningar. Lyckligtvis kan många av dessa utmaningar undvikas med lite kunskap, felsökning och tålamod. Så gör dig redo och dyka in på din nästa videokonferens med lätthet. Ljus, kamera, action!